Elke geleentheid wat jy al bygewoon het, hetsy ‘n troue, konferensie of modevertoning, is deur iemand beplan. Omdat geleenthede soveel tyd en moeite verg om te beplan, word die hulp van ‘n professionele geleentheidsbeplanner dikwels ingeroep.
Lindi Herbst
Só ‘n persoon vergader met wie ook al die geleentheid hou om te bepaal presies wat die geleentheid behels en wat hulle graag daarvoor gedoen wil hê. Dit sluit alles in, van die plek waar dit gehou moet word, kos, dekor en uitnodigings tot die musiek, ander vermaak wat verskaf moet word en enige spesiale reëlings, soos addisionele vervoer. Die geleentheidsbeplanner moet toesig hou dat alles glad verloop en ook die personeel bestuur wat vir die spesifieke geleentheid aangestel word, soos die kroegpersoneel en kelners. Dit is ook sy of haar verantwoordelikheid om begrotings op te stel en die beste tariewe vir die kliënt te onderhandel.
Mariska de Wet is ‘n geleentheidsbeplanner in Benoni, maar sy werk oral in Gauteng, afhangende van waar haar kliënte ‘n geleentheid wil hou. “Ek het ook al ‘n paar keer buite Gauteng gewerk – een kliënt het my vliegkaartjie betaal vir haar troue in Kaapstad en vir ‘n ander kliënt moes ek ‘n 60ste verjaardagpartytjie op ‘n plaas in Parys reël.”
OPLEIDING ‘n Graad in geleentheidsbeplanning is nog nie algemeen by Suid-Afrikaanse universiteite nie, maar baie kolleges in Suid-Afrika bied kursusse daarin aan, wat gewoonlik van ‘n paar dae tot ‘n paar weke duur. Tydens dié kursusse sal jy presies leer wat dit behels om verskillende geleenthede te beplan, insluitende hoe om ‘n begroting op te stel en daarby te hou, hoe en waar om vir die beste pryse vir spyseniering te soek, watter aspekte by die verskillende soort geleenthede in ag geneem moet word en hoe om te verseker dat jy ‘n tevrede kliënt het.
Terwyl jy ‘n kursus in geleentheidsbeplanning doen, is dit ‘n goeie idee om deeltyds by ‘n geleentheidsbeplanningsmaatskappy te werk sodat jy reeds die gevoel vir die werk kan kry. Dit sal jou ook help om ‘n netwerk van moontlike kliënte op te bou vir wanneer jy self moet begin werk. Jy kan jou eie geleenthede beplan om ervaring op te doen. Begin egter klein sodat jy nie oorweldig voel nie – jy kan byvoorbeeld aanbied om ‘n vriend of familielid se verjaardagpartytjie beplan.
INKOMSTE As jy ‘n kwalifikasie in geleentheidsbeplanning ontvang het, het jy een van twee keuses: jy soek werk by ‘n geleentheidsbeplanningsmaatskappy of jy kan jou eie onderneming begin. Jy kan besluit om iets van alles te doen of jy kan in ‘n sekere rigting spesialiseer, byvoorbeeld vermaak-, mode-, sport-, spanbou- en jaareindgeleenthede, troues of konferensies.
‘n Geleentheidsbeplanner se inkomste word deur ‘n paar aspekte bepaal – werk jy vir jouself of vir ‘n maatskappy en indien jy vir jouself werk, watter soort geleenthede jy doen. As jy vir ‘n maatskappy werk, sal jou inkomste van die grootte van die maatskappy afhang – jy kan verwag om enigiets tussen R10 000 (wanneer jy begin) tot R25 000 (wanneer jy meer ervaring opgedoen het) te verdien.
As jy egter as ‘n onafhanklike geleentheidsbeplanner wil werk, sal jou inkomste grootliks bepaal word deur die hoeveelheid en aard van geleenthede wat jy gaan doen. As jy byvoorbeeld besluit om net op kinderpartytjies te fokus, sal jou inkomste minder wees as wanneer jy op troues fokus.
VOORDELE Hoewel dit baie harde werk is om ‘n geleentheid deeglik te beplan, is daar min dinge so bevredigend vir Mariska soos wanneer ‘n geleentheid suksesvol verloop het en haar kliënte tevrede is nie. “Ek geniet veral hierdie beroep, omdat dit regtig vir my lekker is om ‘n geleentheid van begin tot einde te beplan,” sê sy. “Daar is dikwels klein probleme wat opduik, maar ek het geleer om dit te hanteer. Aan die einde van die geleentheid, as my werk afgehandel is en die kliënt spreek sy of haar waardering uit, weet ek dit was alles die moeite werd.” As jy as ‘n onafhanklike geleentheidsbeplanner werk, kan jy jou eie ure bepaal. Jy kan ook self besluit vir hoeveel geleenthede jy op een slag kans sien. Jy kan self besluit hoe besig jy wil wees.
‘n Ander aspek van haar werk wat vir Mariska lekker is, is die geleentheid wat dit aan haar bied om interessante mense te ontmoet. “Omdat ek soveel verskillende soorte geleenthede doen, leer ek soveel wonderlike mense ken! Aanvanklik was ek nogal skaam, maar soos ek ervaring opgedoen het, het ek my vaardighede verbeter.
NADELE Wees gewaarsku – hierdie is ‘n baie stresvolle beroep. Kliënte plaas al hul vertroue in jou dat jy die geleentheid van hul drome sal organiseer. Daar is soveel dinge wat kan verkeerd loop en verskeie aspekte waarvan jy moet onthou en gereeld moet opvolg om alles glad te laat verloop.
Hoewel jy as ‘n onafhanklike geleentheidsbeplanner jou eie skedule kan bepaal, verg die beroep ook ongereelde werksure. Die meeste geleenthede vind oor naweke plaas, so jy sal bereid moet wees om die meeste naweke besig te wees. Die dae voor ‘n geleentheid sal jy baie besig wees en op die dag van die geleentheid sal jy van vroeg tot baie laat besig wees. So hou maar die energiedrankie byderhand!
Mariska waarsku dat diegene wat oorweeg om ‘n geleentheidsbeplanner te word nie moet dink dis ‘n baie glansryke werk nie. “Soms het mense die wanpersepsie dat jy net troues van bekendes en ander wonderlike geleenthede gaan beplan, maar dis beslis nie die realiteit nie,” meen sy. “Die meeste geleenthede wat ek beplan, is gewone verjaardagpartytjies, ooievaarstees en korporatiewe geleenthede. Moet ook nie dink jy gaan saam met die gaste kuier en sjampanje drink nie – jou werk is agter die skerms.”
Al is die geleentheid wat jy moet beplan hoe eenvoudig of uitspattig, onthou net dat jy baie hard gaan werk. “Jy gaan weke, soms maande, lank aan ‘n geleentheid beplan, idees wat voorheen vir die kliënt gewerk het, moet skrap en met nuwe idees vorendag kom en net voor die geleentheid aaneen moet swoeg en sweet. En op die dag van die geleentheid gaan jy van vroeg af werskaf en dan nog een van die laaste mense wees wat huis toe gaan. Dis allesbehalwe ‘n glansryke werk!”
RAAD
• Jy werk altyd met mense. ‘n Voorvereiste is dus dat jy daarvan hou om tussen mense te wees en goed met ‘n wye verskeidenheid mense oor die weg kan kom.
• Alle geleentheid verg aandag aan detail, so maak seker dis ook vir jou belangrik.
• Kliënte gaan nie ‘n onnet, ongeorganiseerde en nors persoon aanstel om ‘n geleentheid vir hulle te beplan nie. Dis dus uiters belangrik jy goed lyk, netjies en georganiseerd is in jou werk en altyd vriendelik is.
• Om ‘n geleentheid te beplan is nie kinderspeletjies nie. Soms kan dit ‘n uitgerekte proses wees en dit gaan voel asof die groot dag nooit gaan aanbreek nie, byvoorbeeld met ‘n troue. Dan is dit belangrik dat jy uithouvermoë het en die passie en energie het om die projek te voltooi.
• Om meer as een taak op ‘n slag te kan doen, sal jou goed te pas kom. Dit kan gebeur dat jy terselfdertyd finale reëlings met die spyseniers moet tref, ‘n krisis (byvoorbeeld geen water nie) moet hanteer én die gaste vir die troue moet bevestig. Dan is dit nodig om kop (en jouself koel) te hou.
• Kliënte het soms ‘n idee van wat hulle wil hê, maar weet nie hoe om dit ‘n realiteit te maak nie. Dis dan jou werk om met kreatiewe idees vorendag te kom. As jy dus ‘n kreatiewe siel is wat graag ‘buite die boks’ dink, sal jy goed doen as ‘n geleentheidsbeplanner.
• Om ‘n geleentheid te beplan, verg baie tyd, moeite, energie en geduld. Dit is belangrik dat jy gefokus kan bly, baie geduldig moet wees en energiek van aard is.
KONTAK
• Intec Kollege: www.intec.edu.za
• Varsity College: www.varsitycollege.co.za
• Monash South Africa: www.monash.ac.za
• Oakfields College: www.oakfieldscollege.co.za
• Universiteit van Kaapstad: www.uct.ac.za
• Tshwane-Universiteit vir Tegnologie: www.tut.ac.za
